Wie baue ich ein gutes Organigramm im Unternehmen auf?

Unternehmen können im Laufe ihres Bestehens durch Entwicklungen und Veränderungen sehr komplexe Formen annehmen, sodass es selbst für die Führungsebene schwierig wird, einen Überblick zu behalten. Das kann dazu führen, dass einzelne Bereiche innerhalb eines Unternehmens ineffektiv arbeiten, dass die Kommunikation leidet oder dass Synergien nicht optimal genutzt werden können. Daher sollten Unternehmen dafür sorgen, die Strukturen ihres Betriebs stets im Überblick zu behalten. Hierbei kann ein Organigramm im Unternehmen helfen, ihre eigene Organisation zu ordnen. Wie ein Organigramm funktioniert, erfährst Du hier. 

1. Was ist ein Organigramm?
2. Welche Arten von Organigrammen gibt es?
3. Welchen Nutzen hat das Organigramm im Unternehmen?
4. Wie kannst Du ein Organigramm erstellen?

Was ist ein Organigramm?

Das Organigramm ist ein grafisches Hilfsmittel, um Strukturen darzustellen und somit Organisation zu ermöglichen. Der Begriff Organigramm setzt sich aus den Wörtern Organisation und Diagramm zusammen und verdeutlicht, dass eine Organisation mittels einer Grafik dargestellt und somit vermittelt werden soll. Das Organigramm veranschaulicht die Struktur und Organisation innerhalb eines Betriebs mit grafischen Mitteln, sodass eine möglichst einfache Übersicht einen unmittelbaren Einblick in komplexe Abläufe und Bereiche erlaubt. Das Organigramm ist somit ein grafisch aufgebauter Plan über den Aufbau und die Hierarchien eines Unternehmens. 

Welche Arten von Organigrammen gibt es?

Das Organigramm wird in Betrieben zur Veranschaulichung von zwei verschiedenen Bereichen eingesetzt:

Organigramm des Aufbaus

Das Organigramm der Aufbauorganisation dokumentiert, wie die Einheiten eines Betriebs organisiert sind. So veranschaulicht das Organigramm des Aufbaus insbesondere die Zuordnung der Aufgaben und die Organisation der einzelnen Abteilungen. Zudem stellt ein Aufbauorganigramm dar, wie die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen und organisatorischen Einheiten abläuft und funktioniert. Ein Aufbauorganigramm liefert Informationen und vermittelt zum Beispiel, wie einzelne Sparten innerhalb eines Unternehmens organisiert sind oder wie das Unternehmen in verschiedenen Bereichen wie Verwaltung, Vertrieb oder Produktion funktioniert. 

Organigramm des Ablaufs

Die Abläufe eines Unternehmens können ebenso durch ein Organigramm abgebildet werden. Dabei dokumentiert das Ablauforganigramm die Arbeitsabläufe in zeitlicher oder räumlicher Hinsicht, indem es zum Beispiel aufzeigt, welche Stationen ein Produkt vom Rohstoff bis zur Fertigung durchläuft. Das Organigramm des Ablaufs zerlegt die Aufgaben in einzelne Arbeitsgänge und berücksichtigt dabei den Zeit-, Arbeits- und Personalaufwand sowie den Einsatz von Hilfsmitteln. 

Organigramm im Unternehmen – ein Schaltplan der Firma

Die meisten Organigramme, die Unternehmen einsetzen, bezeichnen den Aufbau des Betriebs. Das Organigramm bildet die Struktur und Organisation sowie die Hierarchien eines Unternehmens ab, indem es insbesondere drei zentrale Bereiche definiert: 

• Verantwortungsbereiche
• Hierarchieebenen
• Berichts- und Kontrollpflichten

Als grundlegende Funktion veranschaulicht der Plan demnach, wer wofür zuständig ist. Das Organigramm über die Firmenorganisation bildet die angesprochenen Strukturen in horizontaler oder in vertikaler Ebene ab. 

• Vertikale Darstellung: In der vertikalen Darstellung lassen sich insbesondere Hierarchien sehr gut veranschaulichen. Das lineare System ordnet die Führungspersonen im oberen Bereich an, denen sich die untergeordneten Positionen entsprechend ihrer Stellung anschließen. Da die Hierarchien und somit die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für die Betriebsorganisation von erheblicher Bedeutung sind, sind vertikale Organigramme sehr weit verbreitet. 
• Horizontale Darstellung: In der horizontalen Darstellung hingegen sind die Verantwortungsbereiche unmittelbar unter der Leitungsebene angeordnet und fächern sich von dort ausgehend weiter auf. Auf der Ebene von Vertrieb, Marketing oder Verwaltung gibt es wieder mehrere Verantwortungs- und Zuständigkeitsebenen, die entsprechend visuell angeordnet werden. Wo flache Hierarchien vorliegen, können horizontal angelegte Organigramme einen entsprechenden Überblick über die Firmenstruktur verschaffen.

Welchen Nutzen hat das Organigramm im Unternehmen?

Organigramme können von jedem Unternehmen als sinnvolles Instrument zur Organisation ihres Betriebs eingesetzt werden. Überall dort, wo Unternehmen feststellen, dass Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Laufe des Geschäftsalltag verschwimmen, sich überschneiden oder kollidieren, ist ein genauer Überblick über die Organisation des Betriebs erforderlich. In diesen Fällen ist die Erstellung eines Organigramms sogar dringend zu empfehlen.

Überblick über die Organisation der Firma

Gerade in großen Unternehmen haben einzelne Mitarbeiter keinen eigenen Überblick über den Betrieb. Die Arbeitsabläufe einzelner Angestellter sind zumeist in Abteilungen zusammengefasst, wo wiederum eigene Hierarchien aufgebaut sind. Doch viele Arbeitsabläufe unterschiedlicher Abteilungen stehen in der Praxis in einem unmittelbaren Zusammenhang miteinander. Ein Überblick über die Organisation der Firma verbessert daher den Einblick in die eigene Verantwortlichkeit, über Kompetenzen anderer Abteilungen, aber auch in Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. Um den einzelnen Mitarbeitern den Blick für den Gesamterfolg des Unternehmens zu öffnen und damit ins Bewusstsein zu bringen, kann ein Organigramm große Dienste erweisen. Es zeigt, wie das Unternehmen aufgebaut ist und wie es funktioniert. 

Unterstützung für die Planung

Jedes Unternehmen fußt auf einer fundierten Planung, zu der neben Zielen und Weichenstellungen die Personalentwicklung sowie die Organisation der Arbeitsabläufe zählen. Das Organigramm veranschaulicht die Strukturen des Unternehmens und kann so die nötige Einsicht in das Unternehmen vermitteln, wo welche Eingriffe, Änderungen, Erweiterungen oder Umstellungen vorgenommen werden müssen, um Planziele zu erreichen. So kann das Organigramm der Firmenleitung dazu verhelfen, langfristige Planungen vorzunehmen und Maßnahmen einzuleiten. Denn es stellt die zentralen Komponenten des Unternehmens in einem eindeutigen Überblick dar. So können Unternehmen Entscheidungen einleiten, ohne wichtige Kriterien zu übersehen, wie zum Beispiel vorhandene Kapazitäten an Personal oder Material, Zusammenhänge wie Kommunikationsfähigkeit zwischen Abteilungen oder Bestandteile wie Möglichkeiten zur Erweiterung von Räumlichkeiten. 

Stabilisierung von Strukturen

Das Organigramm hilft während des Wachstums eines Unternehmens dabei, die vorhandenen Strukturen zu festigen, indem einzelne Abteilungen einfacher voneinander unterschieden werden können. Nicht nur verinnerlicht die Belegschaft die Organisation des Unternehmens durch das Organigramm. Es unterstützt zudem den Umgang der Unternehmensbereiche untereinander und trägt somit zu einer Konsolidierung von Arbeitsroutinen und -abläufen bei. 

Verbesserung der Kommunikation

Der Überblick über Firmenstrukturen ermöglicht es allen Mitarbeitern, den richtigen Ansprechpartner schnell und zielgerichtet auszumachen. Die Darstellung von Hierarchien veranschaulicht Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens, sodass Arbeitsabläufe gezielt mit den zuständigen Personen abgesprochen werden können. So werden Umwege, Missverständnisse und Kompetenzüberschreitungen verhindert und die Arbeitsabläufe verbessert. 

Personalplanung

Das Organigramm legt neben dem Aufbau und der Zusammensetzung des Unternehmens hinsichtlich des vorhandenen Mitarbeiter auch dessen Potential offen. Denn das Organigramm informiert darüber, welche Abteilungen wie besetzt sind und ob gegebenenfalls ein Bedarf an mehr Personal besteht, ob Mitarbeiter innerhalb von verschiedenen Abteilungen wechseln können oder ob ein Personalüberhang an bestimmten Stellen besteht. So können Unternehmen zum Beispiel intensive Auftragszeiten, aber auch Ausfälle, wie Urlaubszeiten oder Elternzeiten optimal planen, weil ihnen das Organigramm einen Überblick über den Personalbestand liefert. 

Organigramm für ein gutes Betriebsklima

Ein Überblick über das gesamte Unternehmen veranschaulicht dem einzelnen Mitarbeiter nicht nur die Hierarchien, die Abteilungen und die Personaldichte des Unternehmens. Vielmehr erfährt er, wo genau er selbst innerhalb des Betriebs steht, welche Bedeutung seine Arbeit für das Unternehmen hat und mit welchen Mitarbeitern er gleichgestellt ist. Die Verdeutlichung der eigenen Position innerhalb des Betriebs führt zu einer starken Identifikation mit dem Unternehmen. Wer sich als aktiver Teil des Unternehmens wahrnehmen kann, der ist nicht nur stärker an die Firma gebunden, sondern auch erheblich motivierter, einen konstruktiven Einsatz zu erbringen. 

Nutzen für StartUps

Startups beginnen zumeist mit wenigen Mitarbeitern und wachsen erst im Laufe der Geschäftstätigkeit in ihre Bereiche hinein. Viele Gründer definieren Entscheidungswege im Vorfeld nicht, sodass die Verantwortungsbereiche ineinander übergehen. Je mehr das Unternehmen wächst, umso komplexer wird es auch. Mit zunehmendem Personal kann der Überblick darüber verloren gehen, wo Zuständigkeiten liegen oder sich überschneiden.

Wie gut und schnell sich ein Startup entwickeln wird, kann im Vorfeld nicht genau geplant werden. Wer jedoch bereits bei der Erstellung seines Businessplans ein Organigramm erstellt, der baut für das spätere Wachstum der Firma vor. Denn Vertrieb, Verwaltung, Produktion und Entwicklung können sich mit zunehmenden Aufgaben als jeweils eigene Funktionseinheit aufgliedern. Wer der voraussichtlichen Entwicklung rechtzeitig eine Struktur vorgibt, der behält die fortlaufenden Veränderungen besser im Griff. 

Wie kannst Du ein Organigramm erstellen?

Organigramme sind in der Regel recht einfach zu erstellen. Zumeist ist insbesondere ein Überblick über die Struktur, das Personal und die vorhandenen Abteilungen Deines Unternehmens erforderlich. 

Ziele des Organigramms festlegen

Bei der Erstellung des Organigramms  solltest Du im Vorfeld die Funktionen und Ziele der Darstellung festlegen. So kann die grafische Darstellung Deines Unternehmens zum Beispiel der verbesserten Kommunikation dienen oder Dein Unternehmen neu strukturieren. Es kann aber auch für Externe einen Wegweiser durch die Zuständigkeiten des Unternehmens liefern. So finden zum Beispiel Kunden schneller zum Service oder Geschäftspartner zum zuständigen Ansprechpartner.

Einfach ist besser

Je umfangreicher das Organigramm angelegt werden muss, umso mehr ist darauf zu achten, dass Überblick und Verständlichkeit gewahrt bleiben. Daher sollte ein Organigramm nur in einer Richtung aufgebaut sein und keine Querstrukturen haben. Das Schaubild sollte von jedem einfach zu verstehen sein. Ist die Firmenorganisation sehr komplex, dann sollte man diese gegebenenfalls in mehreren Schaubildern mit grober und zusätzlich detailliert gegliederter Struktur darstellen. 

Aktualisierung beachten

Das Organigramm muss in der Lage sein, die Veränderungen im Unternehmen frühzeitig aufzunehmen. Wer ein Organigramm in seinem Unternehmen einsetzt, der sollte unbedingt darauf achten, dieses laufend aktuell zu halten, um Missverständnissen vorzubeugen. Je früher Unternehmen ein Organigramm zur Veranschaulichung ihrer Strukturen einführen, umso einfacher ist die laufende Anpassung. So muss das vorhandene Organigramm im Zuge von Veränderungen im Unternehmen nur noch entsprechend angepasst oder erweitert werden.